Consejos para diseñar un buen plan de patrocinio
¿Te enfrentas a la durísima tarea de buscar patrocinadores para tu proyecto? Acepta un consejo: si quieres optimizar tu tiempo y tus energías, delimita bien tus objetivos y planifica las acciones.
El plan de patrocino es el que marcará la estrategia que debes seguir a la hora de establecer relaciones con entidades privadas o públicas, para captar recursos, económicos o en especie (fundraising) dirigidos a financiar tus proyectos o actividades.
Si quieres diseñar un plan de patrocinio efectivo, no te saltes ninguno de los siguientes pasos:
- Identifica y selecciona a los potenciales patrocinadores o mecenas
Analiza las tendencias de las empresas que realizan patrocinio. Conoce su historial, los ámbitos y proyectos a los que vinculan sus políticas de RSC, e identifica las expectativas que pueden tener al realizar una nueva colaboración. Una vez reconocidas las compañías que puedan tener sensibilidad o alinearse con una causa como la tuya, construye un relato a su medida.
- Construye un relato persuasivo
Para la toma de contacto a puerta fría, crea un relato que sea persuasivo, que genere vínculos emocionales y provoque la voluntad de colaborar entre las empresas o entidades contactadas. Dedica tiempo a explicarles lo que quieren oír y diferénciate de los demás.
- Define un argumentario para patrocinio o mecenazgo
Recoge los mensajes clave para explicar la esencia, la realidad y las necesidades de tu proyecto. Este argumentario será la base de toda la comunicación relativa a la captación de patrocinios o donaciones y se repetirá en todos los canales y soportes que utilices: el dossier de patrocinio, la página web, la newsletter, las redes sociales, la publicidad…
- Identifica y selecciona los proyectos a patrocinar
Describe de forma objetiva, y con datos medibles, el proyecto o proyectos para los que buscas financiación. Recoge la siguiente información:
- Objetivo del proyecto (argumentario).
- Presupuesto para la realización del proyecto.
- Público objetivo.
- Cronograma.
- Resultados.
- Necesidad de patrocinio.
- Retorno para patrocinadores.
- Genera materiales de comunicación
Diseña los materiales de comunicación estratégicos, para la dinamización de la captación de recursos y el seguimiento del patrocinio y mecenazgo. Entre ellos pueden estar:
- Cartas de presentación institucional.
- Dossier corporativo/memoria.
- Dossier de patrocinio/mecenazgo.
- Modelos de convenios de patrocinio o mecenazgo.
- Control de la gestión con patrocinadores o mecenas.
- Informe de seguimiento a patrocinadores.
- Mailing a patrocinadores.
- Planifica el contacto con potenciales patrocinadores y/o mecenas
Contacta con los patrocinadores o mecenas potenciales, siguiendo una sistemática profesionalizada:
- Identifica a tu interlocutor dentro de las empresas. Normalmente, los departamentos que gestionan los patrocinios son Marketing, Comunicación o el departamento de RSC (si existe). Localiza a sus responsables y personaliza tu trato.
- Contacta con los interlocutores, primero por teléfono y luego por correo electrónico, para solicitar una entrevista y compartir información sobre tu proyecto.
- Fija reuniones para hacer presentaciones en persona; la proximidad favorece la persuasión.
- Realiza un seguimiento de las gestiones de patrocinio y mecenazgo
Una vez hecho el contacto, establece una relación continua y fluida con las instituciones o entidades. Entre las tácticas a seguir, te recomendamos:
- Establecer un calendario de divulgación de contenido sobre tu entidad o proyecto, enfocado a tus stakeholders.
- Revisar y actualizar la base de datos y realizar mailings periódicos con información relativa al avance de los proyectos o novedades en gestión de patrocinio o mecenazgo (firma de convenios, acuerdos, etc.).
- Hacer reuniones periódicas con los patrocinadores.
- Celebrar eventos de reconocimiento.
- Realizar informes de evaluación del patrocinio para poder asegurar la consecución de objetivos o corregir estrategias en caso de que sea necesario.
¿Estás preparado? Pues manos a la obra. Pregúntate quién puede estar interesado en vincularse a tu proyecto y empieza a trabajar. ¡Mucha suerte!
(Foto de www.lavanguardia.com)
